ΣΧΕΤ.: H αριθμ.57/15-4-2014 απόφαση της Μητροπολιτικής Επιτροπής της Π.Κ.Μ. (Φ.Ε.Κ.1782/Β΄/30-6-2014)
Με την ανωτέρω σχετική απόφαση της Μητροπολιτικής Επιτροπής της Π.Κ.Μ. θεσπίστηκε πάγιο κατ' αποκοπή χορήγημα για το έργο της Καθαριότητας των Κεντρικών Υπηρεσιών της Π.Κ.Μ., της Π.Ε. Θεσ/νίκης και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Παιδείας Ν.Θεσ/νίκης. Στην εν λόγω απόφαση περιλαμβάνεται πίνακας με το ποσό του χορηγήματος που αντιστοιχεί σε κάθε Δ/νση για το εναπομείναν χρονικό διάστημα έως το τέλος του τρέχοντος οικονομικού έτους. Το παρόν έγγραφο έχει σκοπό την ενημέρωση των δικαιούχων του πάγιου χορηγήματος και τη διευκόλυνση των ενεργειών τους για τη σωστή καθαριότητα των υπηρεσιών της Π.Κ.Μ.
Συγκεκριμένα ο Προϊστάμενος της κάθε Δ/νσης, πέραν της βεβαίωσης της καλής εκτέλεσης του έργου της καθαριότητας, είναι δικαιούχος του οικονομικού τιμήματος για την καθαριότητα της Υπηρεσίας του και παράλληλα, εγκαταλείπεται η διαγωνιστική διαδικασία για την ανάδειξη αναδόχου που μέχρι σήμερα ήταν αρμοδιότητα του Τμήματος Προμηθειών, μεταφέροντας επί της ουσίας, την ευθύνη της εύρεσης ομάδας καθαρισμού στον δικαιούχο του χορηγήματος, χωρίς σαφές διαγωνιστικό πλαίσιο. Στην κατεύθυνση της διευκόλυνσης των δικαιούχων και κυρίως της διασφάλισής τους -όσο και της Υπηρεσίας- αναφορικά με το νομότυπο της όλης διαδικασίας, η Δ/νση Οικονομικού στο παρόν έγγραφο παρέχει ενδεικτικά οδηγίες, βήμα προς βήμα, ορθής εκτέλεσης του όλου εγχειρήματος.
Α. Υπολογισμός ατόμων/ωρών εργασίας-καθορισμός λεπτομερειών καθαρισμού
Στη σύμβαση καθαριότητας που έληξε στις 31-3-2014, είχε υπολογιστεί ανάλογα με την έκταση της κάθε Υπηρεσίας ένας αριθμός καθαριστών με συγκεκριμένες ώρες εργασίας και σε ορισμένες μέρες εργασίας ανά εβδομάδα. Παράλληλα, ορίστηκαν συγκεκριμένες λεπτομέρειες καθαρισμού, περιγράφοντας αναλυτικά τις εργασίες καθαριότητας των υπηρεσιακών χώρων. Τις κατευθύνσεις αυτές ακολούθησαν οι προϊστάμενοι των Δ/νσεων, οι οποίοι στο πρόσφατο έργο της καθαριότητας είχαν εποπτικό ρόλο και συνεπώς, έχουν άμεση γνώση τους. Επιπροσθέτως με βάση αυτά δεδομένα υπολογίστηκε το ύψος του ποσού του πάγιου χορηγήματος της κάθε Δ/νσης. Επομένως ο ασφαλέστερος τρόπος για να καθορίσει ο κάθε δικαιούχος τον αριθμό των καθαριστών που θα χρειαστεί και τις μέρες και ώρες καθαρισμού, είναι να ακολουθήσει την πρόσφατη σύμβαση και τα αντίστοιχα στοιχεία για την Υπηρεσία του.
Σε περίπτωση που σε κάποια Υπηρεσία διαπιστώθηκαν, κατά την προηγούμενη χρονική περίοδο καθαρισμού κάποιες ελλείψεις ή αυξημένες ανάγκες στις λεπτομέρειες καθαριότητας, που να απαιτούν διαφοροποίηση ως προς τις ημέρες και ώρες εργασίας των καθαριστών, ο δικαιούχος του χορηγήματος έχει την ευχέρεια να αυξήσει τις ώρες καθαρισμού, υπολογίζοντας ότι η αύξηση ανθρωποωρών εργασίας θα καλυφθεί από το ποσό του χορηγήματος που αναλογεί στη Δ/νση του, λόγω του ανταγωνισμού που θα δημιουργηθεί μεταξύ των ενδιαφερομένων για το έργο. Για την περίπτωση των απομακρυσμένων τμημάτων Δ/νσεων που δεν συμπεριλήφθηκαν στην προηγούμενη σύμβαση (Κτηνιατρεία, Γ.Α.Ο., Εργοτάξια, Αποθήκες), οι ανάγκες καθαρισμού μπορούν να υπολογιστούν από το δικαιούχο, με βάση τα τ.μ. του χώρου και την αντίστοιχη εμπειρία των υπαλλήλων τους.
Β. Τρόπος επιλογής καθαριστών
Ο πλέον ενδεδειγμένος τρόπος για την εύρεση προσωπικού καθαρισμού, θεωρούμε ότι είναι η επιλογή εταιρίας καθαρισμού, η οποία θα προσλάβει τον απαιτούμενο αριθμό καθαριστών, αναλαμβάνοντας με αυτόν τον τρόπο τη μισθοδοσία και τις ασφαλιστικές εισφορές του προσωπικού, την παροχή των εργαλείων καθαρισμού και των υλικών καθαριότητας. Οι δικαιούχοι του χορηγήματος δηλαδή, θα προχωρήσουν σε έρευνα αγοράς για εταιρίες του είδους και θα έρθουν σε επαφή με όσο το δυνατό περισσότερες από αυτές. Οι Προϊστάμενοι των Δ/νσεων μπορούν να απευθυνθούν στο αρχείο του Τμήματος Προμηθειών και να αναζητήσουν εταιρίες που συμμετείχαν σε ανάλογους διαγωνισμούς στο παρελθόν ή να κάνουν τη δική τους αναζήτηση στο διαδίκτυο και τον Χρυσό Οδηγό.
Εφόσον επιλέξουν τις εταιρίες καθαρισμού, θα τους αποστείλουν σχετική πρόσκληση με τις απαιτήσεις καθαριότητας σε εβδομαδιαία βάση (άτομα, ώρες, συχνότητα, λεπτομέρειες καθαρισμού, τ.μ. χώρων, διευθύνσεις τμημάτων) για το σύνολο της Υπηρεσίας που διευθύνουν, ζητώντας οικονομική προσφορά για κάθε μήνα εργασιών. Κρίνεται σκόπιμο να μην αναφέρουν το ποσό χορηγήματος που διαθέτουν, εφόσον ο προϋπολογισμός του έργου καταρτίστηκε για 9 μήνες, ενώ η έναρξη καθαρισμού θα γίνει σε χρόνο μεταγενέστερο και κατά συνέπεια για χρονικό διάστημα μικρότερο του υπολογισθέντος, αφού ολοκληρωθούν οι σχετικές διαδικασίες.
Οι οικονομικές προσφορές των εταιριών θα κατατεθούν και θα αξιολογηθούν από από τον δικαιούχο του χορηγήματος, επί των οποίων θα επιχειρηθεί διαπραγμάτευση προς βελτίωση της προσφερόμενης τιμής και θα επιλεγεί η εταιρία με τη χαμηλότερη προσφορά. Οι προσφορές όλων των εταιριών θα παραμείνουν στην Υπηρεσία και θα είναι διαθέσιμες σε όποιο οικονομικό κατασταλτικό έλεγχο προκύψει. Στην περίπτωση των Δ/νσεων με τα απομακρυσμένα -μικρά τμήματα σε όλα τα σημεία του νομού, προτείνεται οι Διευθυντές σε συνεννόηση με τους κατά τόπους τμηματάρχες να υποδείξουν στο συνεργείο καθαρισμού να προσλάβει καθαριστές που κατοικούν στις συγκεκριμένες περιοχές. Με αυτό τον τρόπο διευκολύνεται εξίσου η υπηρεσία και το συνεργείο, χωρίς να επιβαρύνεται το κόστος καθαρισμού με επιπλέον έξοδα μετακίνησης καθαριστών από άλλες περιοχές.
Γ. Αποτύπωση συμφωνίας με την εταιρία καθαρισμού που επιλέχθηκε
Ο δικαιούχος του χορηγήματος θα πρέπει να συνάψει σύμβαση-συμφωνητικό με τον εκπρόσωπο της εταιρίας που επέλεξε για να καθαρίζει τη Δ/νση του. Σε αυτή θα αποτυπώνονται όλες οι λεπτομέρειες της συμφωνίας των δύο πλευρών, αναφορικά με το αντικείμενο του έργου, το οικονομικό τίμημά του και τις υποχρεώσεις του συνεργείου καθαρισμού. Επισυνάπτεται ένα ενδεικτικό υπόδειγμα σύμβασης που θα βοηθήσει τους δικαιούχους να διασφαλίσουν τις καλύτερες συνθήκες υλοποίησης του έργου της καθαριότητας.
Δ. Τρόπος πληρωμής συνεργείου καθαρισμού
Μηνιαίως και στο τέλος κάθε μήνα μετά την πραγματοποίηση της καθαριότητας ο δικαιούχος του χορηγήματος αφού συντάσσει κατάσταση πληρωμής πάγιου χορηγήματος σύμφωνα με το σχετικό υπόδειγμα (παράρτημα Α) της αριθμ.2/5091/0026/25-5-2012 υπουργικής απόφασης, με το ποσό που αντιστοιχεί στις μηνιαίες υπηρεσίες του συνεργείου καθαρισμού που θα έχουν παρασχεθεί και βεβαιωθεί από τον ίδιο για την καλή εκτέλεση του έργου, θα λαμβάνει τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών που να αναφέρει την ένδειξη Παροχή Υπηρεσιών καθαριότητας της Δ/νσης...Π.Κ.Μ., το οποίο θα πληρώνει όπως αναλυτικά αναφέρεται παρακάτω:
Ο προϊστάμενος Δ/νσης των αναφερόμενων υπηρεσιών θα αποστέλλει στο τμήμα Προϋπολογισμού& Λογ.Διαχείρισης Δ/νσης Οικονομικού της Π.Κ.Μ.:
α)την επισυναπτόμενη κατάσταση πληρωμής (εις διπλούν) καθώς και β)φωτοαντίγραφο του παραστατικού που εξέδωσε ο εκτελών την καθαριότητα.
Η εν λόγω δαπάνη θα αποστέλλεται από τη Δ/νση Οικονομικού Π.Κ.Μ. στην Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου ώστε να εκδοθεί χρηματικό ένταλμα στο όνομα του δικαιούχου Προϊσταμένου της Υπηρεσίας. Ο δικαιούχος μπορεί να εισπράττει το ποσό είτε:
- με έκδοση τραπεζικής επιταγής στο όνομα του ή
- με μεταφορά σε τραπεζικό λογαριασμό εφόσον έχει δηλωθεί τέτοιος στην κατάσταση πληρωμής.
Σε κάθε περίπτωση ο δικαιούχος θα πρέπει να μεριμνά :
για την τελική πληρωμή προς τον εκτελούντα την καθαριότητα (με καταβολή μετρητών ή με καταβολή του ποσού σε τραπεζικό λογαριασμό, κάτι το οποίο συνιστάται για ευνόητους λόγους)
για την απόδοση των προβλεπόμενων κρατήσεων προς την Δ.Ο.Υ. εντός του Α΄ δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα από την έκδοση του παραστατικού.
Περαιτέρω επισημαίνουμε τα εξής
- τα παραστατικά (τιμολόγια, αποδείξεις παροχής υπηρεσιών θα εκδίδονται στο όνομα της Περιφέρειας με Α.Φ.Μ. 997612598 Ζ΄ Δ.Ο.Υ Θεσ/νίκης)
- αρχείο όλων των πρωτότυπων παραστατικών (τα έγγραφα και παραστατικά της διαδικασίας ανάδειξης αναδόχου του έργου, μηνιαία εξοφλημένα τιμολόγια, οι καταστάσεις δαπάνης που θα αποστέλλονται μηνιαία στη Δ/νση Οικονομικού, οι επιταγές που θα εκδίδονται μετά την εκκαθάριση και ενταλματοποίηση της δαπάνης και οτιδήποτε άλλο σχετικό) διατηρείται με μέριμνα του δικαιούχου στην υπηρεσία του προκειμένου να είναι στη διάθεση οποιουδήποτε ελέγχου προκύψει.
- οι κρατήσεις επ΄ αυτών είναι :
- ΜΤΠΥ 3% επί του καθαρού ποσού (χωρίς ΦΠΑ) του παραστατικού
- Χαρτόσημο 2% επί του ΜΤΠΥ
- ΟΓΑ 20% επί του χαρτοσήμου
- Εφόσον το καθαρό ποσό (χωρίς ΦΠΑ) τα παραστατικού είναι άνω των 150,00€ υπόκειται σε παρακράτηση φόρου 8% επί του ποσού που απομένει μετά την αφαίρεση των προαναφερόμενων κρατήσεων
.
- σε περίπτωση που υπάρχει παρακράτηση φόρου φωτοαντίγραφο αυτής θα αποστέλλεται στο Τμήμα Ταμειακής Υπηρεσίας της Δ/νσης Οικονομικού.
- Στις περιπτώσεις που το συνολικό ποσό του παραστατικού υπερβαίνει τα 1.500,00€ απαιτείται η προσκόμιση φορολογικής ενημερότητας από τον εκδότη αυτού
Σημειώνεται ότι το παρόν έγγραφο έχει σκοπό την ενημέρωση των δικαιούχων του πάγιου χορηγήματος και τη διευκόλυνση των ενεργειών τους για τη σωστή καθαριότητα των υπηρεσιών της Π.Κ.Μ. και οι οδηγίες που δίνονται με αυτό είναι ενδεικτικές και προκύπτουν από την εμπειρία του Τμήματος Προμηθειών σε διαγωνισμούς και συμβάσεις.
Συν/να: Μ.Ε.Π.
1.Φ.Ε.Κ.1782/Β΄/30-6-2014 Η ΑΝ. ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ Δ/ΝΣΗΣ
2. Υπόδειγμα σύμβασης
3. Υπόδειγμα κατάστασης πληρωμής
ΑΝΑΣΤΑΣΙΑ ΔΡΑΚΟΥ
